En elektronisk oversiktsliste skal først og fremst gjøre det enkelt å se hvem som befinner seg på byggeplassen. Med innsjekk og utsjekk i E-liste får du nå mer enn en registrering av oppmøte: Du får også en løpende oversikt over hvem som er inne akkurat nå, når personer kom og gikk, og hvor lenge de var registrert på plassen.
Arbeiderne bruker den samme enkle QR-baserte løsningen som før. Forskjellen er at registreringene nå kan knyttes sammen til tydelige besøk med starttid, sluttid og varighet. Dette gir administrasjonen bedre oversikt uten at arbeiderne må installere en app, opprette en brukerkonto eller benytte en egen kortleser.
Innsjekk er tilgjengelig i alle abonnementene våre. Utsjekk og Tidsoversikt er tilgjengelig med Proff og Entreprenør.
Den samme enkle flyten for arbeideren
Når en arbeider kommer til byggeplassen, åpner vedkommende byggeplassens QR-lenke med mobiltelefonen og identifiserer seg med HMS-kortet. E-liste registrerer personen med et nøyaktig tidspunkt og knytter innsjekkingen til riktig byggeplass og virksomhet.
Hvis utsjekk er aktivert på byggeplassen, vil E-liste oppdage om personen allerede har en åpen innsjekking. Neste gang arbeideren åpner den samme løsningen, vises muligheten for å sjekke ut i stedet for å opprette en ny innsjekking. Det betyr at den samme enkle arbeidsflyten brukes både på vei inn og på vei ut. Arbeideren trenger ikke å finne frem en annen nettside eller lære seg et nytt system.
Ved utsjekking registreres tidspunktet, og E-liste beregner automatisk hvor lenge personen har vært registrert på byggeplassen. Etter at en person er sjekket ut, kan vedkommende sjekke inn igjen senere samme dag. Dette er nyttig når noen forlater byggeplassen midlertidig og kommer tilbake, eller når arbeidsdagen består av flere separate besøk. Hvert besøk blir bevart som en egen økt i tidsoversikten.
For arbeidere med flere byggeplasser kan E-liste huske HMS-kortet på telefonen. Det reduserer antallet steg ved neste besøk og gjør den daglige registreringen raskere. Arbeideren beholde samtidig muligheten til å velge et annet kort dersom telefonen deles eller feil kort er registrert.
Se hvem som er inne akkurat nå
Tidsoversikten består av flere visninger som dekker ulike behov. Den første er «Inne nå», som viser alle personer med en aktiv innsjekking på tvers av virksomhetens byggeplasser. Her ser du blant annet navn, firma, tidspunktet personen sjekket inn og hvor lenge den åpne økten har vart. Oversikten oppdateres etter hvert som personer sjekker inn og ut, og gir administrasjonen et raskt bilde av situasjonen på byggeplassene.
Dette kan være nyttig i den daglige driften, men også dersom noe uventet oppstår. I stedet for å lete gjennom registreringer fra hele dagen kan du gå direkte til listen over personer som fortsatt er registrert inne.
Administratorer kan også sjekke ut en person direkte fra oversikten. Det kan være aktuelt hvis noen har forlatt byggeplassen uten å fullføre utsjekkingen selv. Brukere med lesetilgang kan se oversikten, mens handlinger som utsjekking og korrigering er forbeholdt brukere med nødvendige administratorrettigheter.
Dagens oppmøte samlet på ett sted
Visningen «Dagens oppmøte» viser alle registreringer som er opprettet i løpet av dagen. Her inngår både personer som fortsatt er på byggeplassen, personer som har sjekket ut, og personer som er blitt sjekket ut automatisk. For hver registrering vises tidspunkt for inn og ut, beregnet varighet og gjeldende status. Dermed kan du raskt skille mellom en aktiv innsjekking og et avsluttet besøk.
Dagens oppmøte er særlig nyttig for den løpende oppfølgingen. Du kan se om noen fremdeles står som inne etter at arbeidsdagen er ferdig, eller kontrollere når en bestemt person kom og gikk. Oversikten inkluderer både arbeidere som har registrert seg med HMS-kort, og gjester som er registrert uten kort.
Hvis en person har flere separate besøk samme dag, vises hvert besøk for seg. Den daglige oversikten blir derfor mer presis enn en enkel liste som bare forteller om en person har vært innom byggeplassen.
Søkbar tidsoversikt og historikk
Den fullstendige Tidsoversikten samler historikken for virksomhetens byggeplasser. Som standard åpnes den med registreringer fra de siste 30 dagene, men datoperioden kan endres eller fjernes dersom du vil se et annet tidsrom. Du kan filtrere oversikten etter byggeplass, status, fra-dato og til-dato. I tillegg kan du søke etter navn på person eller firma. Filtrene kan kombineres, slik at du for eksempel kan finne alle registreringer fra et bestemt firma på én byggeplass i en valgt periode.
Hver rad viser dato, navn, firma, byggeplass, innregistrert tidspunkt, utregistrert tidspunkt, varighet og status. Statusen gjør det tydelig om personen fortsatt er på byggeplassen, har sjekket ut selv eller er blitt sjekket ut automatisk.
Oversikten samler registreringer med HMS-kort og gjesteregistreringer i samme rapport. Administrasjonen trenger derfor ikke å lete i separate lister for å få et samlet bilde av aktiviteten.
Når informasjonen skal deles eller brukes videre, kan det filtrerte resultatet eksporteres. E-liste støtter nedlasting som CSV og PDF. CSV-filen egner seg godt når dataene skal sorteres, analyseres eller bearbeides videre i et regneark. PDF-rapporten gir et ryddig og lesbart dokument med virksomhet, organisasjonsnummer, tidspunktet rapporten ble opprettet og de valgte registreringene.
Eksporten følger filtrene som er valgt i Tidsoversikten. Du kan dermed lage en avgrenset rapport for én byggeplass, én periode, ett firma eller en bestemt status, uten å måtte rydde bort irrelevante registreringer etterpå.
Automatisk utsjekk når noen glemmer det
Selv med en enkel utsjekkingsløsning vil det forekomme at noen går hjem uten å sjekke ut. Derfor kan automatisk utsjekk konfigureres separat for hver byggeplass. E-liste tilbyr tre måter å styre automatisk utsjekk på. Du kan velge at personen skal sjekkes ut etter et bestemt antall timer, ved midnatt eller på et fast klokkeslett. Et prosjekt med vanlige arbeidsdager kan for eksempel bruke et fast tidspunkt på ettermiddagen, mens en byggeplass med mer varierende arbeidstid kan velge et antall timer etter hver innsjekking.
Ved arbeid som går over natten, sørger systemet for at utsjekkingstidspunktet legges etter innsjekkingen. En person som sjekker inn sent på kvelden, blir derfor ikke registrert som utsjekket tidligere samme dag.
Automatisk utsjekking markeres tydelig i Tidsoversikten. Det gjør det mulig å skille mellom en utsjekking arbeideren utførte selv, og en økt systemet avsluttet fordi utsjekkingen manglet.
E-liste har også en sikkerhetsmekanisme som hindrer at åpne innsjekkinger blir stående for alltid. Dersom automatisk utsjekk ikke er konfigurert, avsluttes eldre åpne registreringer ved slutten av innsjekkingsdagen. På denne måten unngår man at en glemt registrering fortsetter å vises som aktiv flere dager senere.
Automatisk utsjekk gir en mer ryddig oversikt, men bør ikke erstatte gode rutiner. Den mest presise varigheten får du når arbeiderne sjekker ut idet de faktisk forlater byggeplassen.
Mulighet for korrigering ved feil
Det kan oppstå situasjoner der et tidspunkt må korrigeres. En arbeider kan ha glemt å sjekke ut, registrert seg på feil tidspunkt eller fått en økt avsluttet automatisk selv om den faktiske avreisetiden var en annen.
Administratorer med riktige tilganger kan korrigere dato, klokkeslett og status direkte fra Tidsoversikten. Når tidspunktene endres, beregner E-liste varigheten på nytt. En korrigert registrering merkes tydelig som redigert. Samtidig bevares de opprinnelig registrerte tidspunktene i systemet, slik at en administrativ justering ikke visker ut hva som først ble registrert. Dette gir bedre sporbarhet og gjør det enklere å skille automatiske data fra endringer som er gjort i ettertid.
Korrigeringsfunksjonen er begrenset til administratorer og virksomhetens eier. Brukere som bare skal følge med, kan se oversiktene uten å kunne endre registreringene.
Også nyttig på tvers av byggeplasser
For virksomheter med flere aktive byggeplasser kan det være krevende å vite hvor en person sist registrerte seg. E-liste håndterer åpne innsjekkinger på tvers av byggeplassene. Hvis en arbeider åpner innsjekkingssiden for en ny byggeplass mens vedkommende fortsatt er registrert inne på en annen, viser E-liste hvilken byggeplass den åpne økten tilhører.
Arbeideren kan gå til riktig byggeplass og sjekke ut der, samtidig som den nye byggeplassen fortsatt tilbyr vanlig innsjekking.
Dette reduserer risikoen for at en åpen økt feilaktig blir knyttet til byggeplassen arbeideren nettopp har åpnet. Det gir også en mer forståelig opplevelse for personer som beveger seg mellom flere prosjekter i løpet av dagen.
Slik kommer du i gang
Utsjekk aktiveres separat i innstillingene for hver byggeplass. Når funksjonen er slått på, brukes innsjekkingene til å opprette tidsavgrensede økter, og arbeiderne får mulighet til å sjekke ut gjennom den samme QR-baserte flyten.I de samme innstillingene kan du velge om automatisk utsjekk skal brukes, og om den skal skje etter et bestemt antall timer, ved midnatt eller på et fast klokkeslett. Eksisterende innsjekkingsrutiner kan dermed videreføres uten nye apper eller fysisk utstyr. Den viktigste endringen for arbeiderne er at de også registrerer seg når de forlater byggeplassen.
Innsjekk er inkludert i alle E-liste-abonnementer. Utsjekk, visningene «Inne nå» og «Dagens oppmøte», den fullstendige Tidsoversikten og eksport av timer er tilgjengelig med Proff og Entreprenør.
Med innsjekk og utsjekk får virksomheten en mer komplett oversikt over aktiviteten på byggeplassene. Arbeiderne beholder en enkel registreringsflyt, mens administrasjonen får bedre kontroll på hvem som er inne, hvem som har gått, og hvor lenge hvert besøk varte.